Auslastung und Abwesenheiten

In dieser Ansicht werden die gesamten Auslastungen der aktiven Ressource und aller der aktiven Ressource unterstellten Ressourcen angezeigt. Außerdem können hier die Abwesenheiten der genannten Ressourcen geplant werden.

Arbeitsraum

Im Arbeitsraum befindet sich eine Tabelle, deren erste Zeile die Zeitachse darstellt. In der ersten Spalte wird die aktive Ressource angezeigt, sowie alle untergeordneten Ressourcen. Ist die aktive Ressource also eine Abteilung, so werden alle ihre Unterabteilungen ebenfalls angezeigt. Die Unterabteilungen lassen sich jeweils aufklappen, um alle untergeordneten Ressourcen anzuzeigen. So bildet sich die Hierarchie des Organigramms, ausgehend von der aktiven Ressource, ab.

In den jeweiligen Zeilen der Ressourcen befinden sich deren Auslastungsdiagramme. Bei einem Mitarbeiter sind zusätzlich unter den Auslastungen dessen Abwesenheiten zu finden.

Auslastungen

Im Folgenden wird darauf eingegangen, wie die verschiedenen Farben der Balken im Auslastungsdiagramm zu verstehen sind.

Weisser Balken: Der weisse Balken im Hintergrund entspricht der effektiven Verfügbarkeit der Ressource. Die effektive Verfügbarkeit der Ressource entspricht der Zeit, welche in ihrem Arbeitszeitmodell festgelegt wird, abzüglich der Grundlast und Abwesenheiten.

Ist die Ressource eine Abteilung, so ist ihre Verfügbarkeit die Summe der Verfügbarkeiten der Mitarbeiter, die in der Abteilung enthalten sind.

Hellgrauer Balken: Der hellgraue Balken im Hintergrund, welcher von oben herabwächst, entspricht der Nichtverfügbarkeit beziehungsweise Abwesenheit der Ressource. Der weisse und der hellgraue Balken zusammen entsprechen immer der theoretischen Verfügbarkeit der Ressource, wie sie in deren Arbeitszeitmodell festgelegt ist.
Ist die Ressource eine Abteilung, so ist ihre Nichtverfügbarkeit die Summe der Nichtverfügbarkeiten der Mitarbeiter, die in der Abteilung enthalten sind.
Dunkelgrauer Balken: Der dunkelgraue Balken im Hintergrund, welcher sich immer oberhalb der weissen und hellgrauen Balken befindet, entspricht 20% der theoretischen Verfügbarkeit und dient als Auffangbehälter für Überlasten.

Blauer Balken: Der blaue Balken im Vordergrund entspricht der Auslastung der Ressource, welche durch Allokationen auf Projekte entsteht.
Ist die Ressource eine Abteilung, so ist ihre Auslastung die Summe von eigener Auslastung durch Allokationen plus die Auslastungen der Mitarbeiter, die in der Abteilung enthalten sind.

Oranger Balken: Der orange Balken im Vordergrund entspricht einer Überlast, die entsteht, wenn der blaue Balken in den hellgrauen Bereich dringt. Überschreitet die Überlast die theoretische Verfügbarkeit, so wird der orange Balken in den dunkelgrauen Bereich hineindringen.

Abwesenheiten

Abwesenheiten können entweder über die Auslastungs-Tabelle oder direkt im Kalender eingetragen werden.
Für jeden Mitarbeiter wird für jede verfügbare Schicht ein weisses Kästchen mit schwarzem Rand in der Zeile der entsprechenden Ressource angezeigt. Mit einem Klick auf ein solches Kästchen öffnet sich ein Kontextmenü, in welchem eine Abwesenheit für die entsprechende Schicht eingegeben werden kann. Dazu muss im Kontextmenü eine Abwesenheitsart gewählt werden und anschliessend auf OK geklickt werden. Es ist möglich, einen Kommentar für die entsprechende Abwesenheit zu hinterlegen. Mit einem Klick auf LÖSCHEN kann eine bereits vorhandene Abwesenheit wieder gelöscht werden.

Mittels einem mit der Maus gezogenen Auswahlrechteck können mehrere Kästchen gleichzeitig ausgewählt werden, um Absenzen zu planen oder zu löschen.

Geplante Abwesenheiten werden als farbige Kästchen dargestellt. Die verschiedenen Farben stellen die verschiedenen Abwesenheitstypen dar.

Eine Abwesenheit reduziert die Verfügbarkeit für die entsprechende Schicht auf 0%, was sich im Auslastungsdiagramm widerspiegelt.

Ferientage sowie Schichten, in denen eine Ressource gemäss Arbeitszeitmodell nicht verfügbar ist (meistens Wochenende oder bei Teilzeitarbeit) werden als ausgegraute Kästchen dargestellt. Die Verfügbarkeit wird für diese Schichten auf 0% reduziert, was sich im Auslastungsdiagramm widerspiegelt.
In diesen Schichten können aber dennoch Abwesenheiten geplant werden, was aber auf das Auslastungsdiagramm keine weitere Auswirkung hat.

Optionenbereich

Im Folgenden wird detailliert darauf eingegangen, welche Einstellungen im Optionenbereich getroffen werden können.

ZEITPERIODE

Bestimmt, welcher Zeitabschnitt für den Arbeitsraum relevant ist. Es können Voreinstellungen verwendet werden, welche den aktuellen Monat, den nächsten Monat, das aktuelle Quartal oder das nächste Quartal sichtbar machen. Alternativ kann ein spezifischer Zeitabschnitt über ein Startdatum und Enddatum gewählt werden.

SKALIERUNG: Bestimmt die Einheit der Zeitachse des Auslastungs- und Abwesenheitendiagramms im Arbeitsraum. Zur Auswahl stehen Monat, Woche und Tag.

REIHE

Bestimmt, welche Informationen im Arbeitsraum angezeigt werden. Es muss mindestens eines der Kontrollkästchen Auslastung beziehungsweise Abwesenheit gesetzt sein.

Die Funktionen und die Verfügbarkeit dieses Abschnitts können je nach Ihrer PQFORCE-Edition variieren.

Auslastung: Das Kontrollkästchen Auslastung bestimmt, ob das Arbeitslastdiagramm im Arbeitsbereich für die Mitarbeiter angezeigt wird.
Abwesenheiten: Dieses Kontrollkästchen bestimmt, ob Abwesenheiten im Arbeitsbereich für die Mitarbeiter angezeigt werden.

Auslastung: Das Kontrollkästchen Auslastung bestimmt, ob das Arbeitsbelastungsdiagramm im Arbeitsbereich für die Mitarbeiter angezeigt wird.
- Allokationen: Diese Option zeigt die vorgenommenen Zuweisungen an, wobei die Arbeitsbelastung gleichmäßig über den Zeitraum der Aufgabe verteilt wird. Tatsächliche Werte oder Fortschritte/Restwerte werden dabei nicht berücksichtigt.
- Ist und ausstehend: Zeigt den tatsächlichen Aufwand bzw. die bisher aufgewendete Zeit und stellt sie der Schätzung des Systems für die verbleibende Arbeit gegenüber, die zum Abschluss der Projekte erforderlich ist. Rückstellungen werden vom System automatisch berechnet, wenn die letzte Meldung der Ist-Zeiten entweder veraltet ist oder fehlt.
- Anteil des Projekts: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die zum aktiven Projekt gehörende Arbeitslast lila eingefärbt. Dies erfordert, dass das Gantt-Diagramm im sekundären Arbeitsbereich angezeigt wird.
Abwesenheiten: Dieses Kontrollkästchen bestimmt, ob Abwesenheiten im Arbeitsbereich für Mitarbeiter angezeigt werden.

ANSICHT

Hier können Einstellungen getroffen werden, welche die aktive Ansichten erweitern oder verändern.

Gantt anzeigen: Öffnet ein Gantt-Diagramm im sekundären Arbeitsraum. In diesem Diagramm werden die Tasks und Projekte angezeigt, auf welche die aktive Ressource in der angezeigten Zeitperiode alloziert ist.
Bei einem Klick auf einen dieser Tasks wird dieser ausgewählt. Danach können in der Seitenlasche bei entsprechenden Berechtigungen die Details sowie die Allokationen des ausgewählten Tasks verändert werden.
Befinden sich im primären Arbeitsraum mehrere Ressourcen, so kann durch Klicken auf eine dieser Ressourcen das Gantt-Diagramm für die entsprechende Ressource im sekundären Arbeitsraum angezeigt werden.

Kalender: Öffnet einen Kalender des aktuellen Jahres im sekundären Arbeitsraum, in welchem alle Abwesenheiten sowie Feiertage der aktiven Ressource eingetragen sind.
Befinden sich im primären Arbeitsraum mehrere Ressourcen, so kann durch Auswahl einer dieser Ressourcen auf deren Kalender gewechselt werden.
Rechts neben dem Kalender sind die Absenzen und Feiertage mit detaillierteren Beschreibungen aufgelistet.

AKTIONEN

Hier können Aktionen für die aktive Ansicht ausgeführt werden.

Gehe zu Heute: Springt im Arbeitsraum auf der Zeitachse zum heutigen Datum. Setzt jedoch voraus, dass der unter “Zeitperiode” bestimmte Zeitabschnitt das heutige Datum enthält.