Ciao e benvenuto su PQFORCE!

In questa Guida rapida imparerete in pochi minuti come iniziare la vostra pianificazione con PQFORCE.

PQFORCE combina portafoglio di progetti, gestione dei progetti e delle risorse in un'unica soluzione software. Poiché diversi utenti con diversi ruoli, esigenze e aspettative utilizzano lo stesso sistema, vogliamo descrivere brevemente e concisamente le caratteristiche più importanti di PQFORCE per voi.

Se il tuo spazio di lavoro non è stato ancora impostato, segui prima Impostazione del sistema.

Accesso e funzionamento di PQFORCE

Maschera di accesso

Quando apri PQFORCE in un browser, appare una schermata di accesso. Qui puoi inserire il tuo nome utente e la tua password e poi effettuare il login.
In alto a destra dello schermo è possibile cambiare la lingua. Inoltre, puoi reimpostare la tua password nella schermata di accesso se l'hai dimenticata.

Elementi essenziali dell'interfaccia utente

Una volta che hai effettuato l'accesso a PQFORCE, sarai portato alla pagina iniziale. Qui potete già vedere la struttura dell'interfaccia utente di PQFORCE, che è importante da capire perché tutte le viste hanno la stessa struttura.
La maggior parte dello schermo è occupata dallo spazio di lavoro. È qui che passerai la maggior parte del tuo tempo, perché è qui che i progetti vengono pianificati e i dati vengono mantenuti e valutati.

Direttamente sopra troverete l'area delle opzioni. Qui è possibile effettuare impostazioni che influenzano le informazioni visualizzate nell'area di lavoro.
Nella parte superiore troverete la barra del titolo, che vi mostra quale oggetto state attualmente visualizzando, che tipo è questo oggetto e in quale modulo si trova l'oggetto. Inoltre, la barra del titolo dà accesso a tutte le viste disponibili sull'oggetto attivo.

Sul lato sinistro vedete il navigatore, con il quale potete muovervi attraverso i diversi moduli e oggetti di PQFORCE.
La barra dei preferiti si trova a sinistra del navigatore. Permette di salvare le viste comprese le impostazioni fatte nell'area delle opzioni.
In basso a destra c'è il cestino, dove puoi trascinare gli elementi per cancellarli.

Menu Aiuto

In alto a sinistra c'è il menu di aiuto, dove potete trovare tutorial e video su PQFORCE. Inoltre, troverete la funzione di aiuto, che vi mostra con quali elementi potete interagire e vi dà utili tooltip su di essi. Cliccando su uno di questi elementi si aprirà direttamente il centro clienti nel tuo browser, dove troverai una spiegazione più dettagliata della vista corrente. Potete anche mostrare e nascondere facilmente la funzione di aiuto premendo il tasto funzione F9.

Menu utente

In alto a destra troverai il tuo menu utente. Qui puoi registrare il tuo tempo di presenza timbrando l'entrata e l'uscita, navigare verso la tua risorsa, resettare la tua password e, naturalmente, uscire di nuovo dal sistema. Per impostazione predefinita, sarai disconnesso automaticamente dopo 15 minuti di inattività. Se vuoi disattivarlo, puoi farlo anche qui nel menu utente.

Creare e pianificare progetti

Creare progetti

Prima navigate dalla pagina iniziale al modulo PPM e aprite la vista PORTFOLIO TREE. Se non è stato ancora creato nessun portfolio di progetto, puoi farlo cliccando il pulsante più sul livello superiore. Ora puoi creare un progetto in un portfolio cliccando sul pulsante più sul portfolio corrispondente. Nella vista DETAILS del progetto puoi cambiare il nome, creare una descrizione e mantenere altri attributi del progetto. Inoltre, puoi mantenere il ciclo di vita qui cliccando su Change Status nell'area delle opzioni e poi selezionando il nuovo stato, aggiungendo un commento opzionale e confermando l'operazione.

Progetti di piano

Nella vista PIANIFICAZIONE di un progetto puoi inserire il calendario del progetto. Potete creare nuovi compiti cliccando sul pulsante più del compito padre desiderato. In alternativa, tenendo premuto il tasto CTRL con il tasto sinistro del mouse sull'attività padre, potete specificare il periodo di tempo su cui la nuova sottoattività dovrebbe estendersi. Le pietre miliari possono essere create allo stesso modo tenendo premuto il tasto CTRL e cliccando invece sul tempo desiderato. I compiti e le pietre miliari possono essere spostati verticalmente nella struttura di ripartizione del lavoro e orizzontalmente trascinando e rilasciando.

Allocare le risorse

Se volete pianificare gli sforzi e assegnarli alle risorse - chiamato anche allocare - potete farlo su ogni compito, indipendentemente dal suo livello nella struttura di ripartizione del lavoro. Se selezionate un'attività e aprite la scheda della pagina con il tasto funzione F2, potete memorizzare un valore pianificato nella scheda Task sotto EFFORT, che rappresenta il primo valore stimato per lo sforzo sostenuto nell'attività. Nella scheda Allocazioni potete distribuire questo sforzo a diverse risorse per mezzo di dette allocazioni. Per farlo, selezionate una risorsa nel campo di selezione e inserite un valore per l'assegnazione. Queste assegnazioni permettono una pianificazione più fine dello sforzo pianificato.

Qui puoi vedere quanto dello sforzo pianificato è già stato allocato e quanto rimane non allocato.
Potete anche creare assegnazioni cliccando su Pianifica risorse nell'area delle opzioni. Poi un diagramma del carico di lavoro appare nell'area di lavoro secondaria, in cui è possibile selezionare e allocare le risorse dall'intero organigramma. Lì potete anche vedere immediatamente la disponibilità e l'utilizzo delle risorse e l'effetto di una nuova assegnazione.

Gestione TODO

Cosa sono i TODO?

In PQFORCE, i TODO sono usati per mappare i compiti che sono gestiti all'interno o all'esterno dei progetti. Tuttavia, questi TODO sono particolarmente adatti al lavoro agile nei progetti.

Inserire un nuovo TODO

Un TODO può essere creato nella lavagna Kanban nella vista TODOS di un progetto. Con un clic sul pulsante più si crea un nuovo TODO. Nella scheda TODO nella scheda laterale potete dare un nome al TODO. Puoi anche inserire una descrizione dettagliata e cambiare lo stato del ciclo di vita. Nella scheda Relazioni nella scheda laterale, è possibile visualizzare e modificare le relazioni con risorse e progetti per il TODO.

Puoi anche cambiare lo stato e le relazioni direttamente nella Kanban Board tramite spostamenti verticali e orizzontali.

Nella vista PIANIFICAZIONE di un progetto, puoi usare l'area delle opzioni per visualizzare una tavola Kanban nell'area di lavoro secondaria. Si possono anche inserire i TODO direttamente sui compiti nel diagramma di Gantt.

Panoramica dei TODO

La dashboard ti permette di tenere traccia dei TODO che sono rilevanti per te con il widget TODO. Puoi usare uno dei filtri predefiniti o definirne uno tu stesso.

Puoi trovare la tua tavola Kanban personale navigando alla tua risorsa tramite il menu utente e poi passando alla vista TODO.

Gestione del portafoglio

Panoramica del progetto

La panoramica del progetto si trova nella vista del progetto di un portafoglio. Nella sezione opzioni puoi filtrare e ordinare i progetti del portfolio e anche definire le informazioni da visualizzare nella tabella.

• Nella sezione "Stato del progetto", i progetti possono essere filtrati secondo il loro stato attuale del ciclo di vita.
• Sotto "Colonne del progetto" puoi impostare quali informazioni dalla vista dei dettagli dei progetti devono essere elencate.
• "Colonne di pianificazione" permette di mostrare le informazioni della vista di pianificazione dei progetti.
• E nella sezione "Rapporto del progetto" puoi definire quali informazioni del rapporto del progetto devono essere mostrate. Le informazioni sono tratte dal rapporto del progetto con il periodo di riferimento più recente.

Inoltre, è possibile utilizzare l'intestazione della tabella per ordinare le informazioni secondo ogni singola colonna e filtrarle per valore.

Potete salvare le impostazioni di questa vista nell'area delle opzioni come impostazioni standard e poi ripristinarle in qualsiasi momento.

Portafoglio Gantt

La vista Gantt di un portafoglio permette di visualizzare in un grafico Gantt i piani di progetto contenuti nel portafoglio, filtrati per stato del ciclo di vita. Puoi anche creare pietre miliari a livello di portfolio cliccando sul pulsante più nella cartella corrispondente.

Nella vista di pianificazione di un progetto, puoi ora creare dipendenze tra i compiti e le milestone nel progetto e la milestone di portafoglio appena creata. In questo modo, le pietre miliari del portafoglio possono essere usate per definire dipendenze implicite tra i progetti in un portafoglio.