Grundeinstellungen

Damit PQFORCE optimal in deiner Unternehmung eingesetzt werden kann, sollten zuerst einige Systemeinstellungen vorgenommen werden. Diese Einstellungen findest du im ADMIN-Modul, welches du im Navigator von der Hauptseite aus erreichen kannst.

Standard Arbeitszeit und Einheit festlegen

Wenn du im ADMIN-Modul auf Einstellungen navigierst, kannst du unter STANDARD ARBEITSZEIT festlegen, wie die Standardarbeitswoche in deiner Unternehmung aussieht. Es ist sehr wichtig, dies bei Inbetriebnahme des Systems festzulegen, da sämtliche Berechnungen von Aufwänden in PQFORCE diesen Standard als Basis verwenden.
Bei einer späteren Veränderung des Standards ändern sich entsprechend auch die Berechnungen von Verfügbarkeiten und Auslastungen, da sich das Vollzeitäquivalent, auch mit FTE bezeichnet, verändert.

Ebenfalls auf dieser Seite kannst du festlegen, welche Einheit standardmäßig für die Aufwände im System verwendet werden soll. Dies betrifft jedoch nur die Darstellung und verändert nicht, wie PQFORCE Verfügbarkeiten und Auslastungen berechnet.
Zuletzt können hier Farben für Tasks und Meilensteine sowie TODOs definiert werden, welche dann auf den entsprechenden Ansichten verwendet werden können. Diese Farbeinstellungen können problemlos zu einem späteren Zeitpunkt geändert oder ergänzt werden.

Feiertagskalender konfigurieren

Als nächstes solltest du im ADMIN-Modul den Feiertagskalender des Standorts deiner Unternehmung konfigurieren.
Auf der DETAILS-Ansicht kannst du den Namen des Feiertagskalenders, das heisst, den Standortnamen, erfassen. Auf der FEIERTAGSKALENDER-Ansicht markierst du, welche Tage und Halbtage vom System als Feiertage gewertet werden sollen. An solchen Feiertagen werden alle Mitarbeiter als abwesend gewertet und erhalten somit keine Verfügbarkeit.

Abbildung der Unternehmung, Anlegen von Mitarbeitern und Logins

Voreinstellungen für die Unternehmung

Zuerst navigierst du von der Startseite ins HRM-Modul und öffnest die ORGANIGRAMM-Ansicht. Initial ist hier nur eine Abteilung vorhanden, welche die oberste Ebene deiner Unternehmung repräsentiert. Du kannst diese neu benennen, indem du sie anklickst und in der Seitenlasche den Namen bearbeitest. Die Seitenlasche kannst du jederzeit auch mit der Funktionstaste F2 öffnen und wieder schliessen.

Bevor du das Organigramm abbildest, muss das Standard Arbeitszeitmodell für die Unternehmung eingestellt werden. Dazu wechselst du auf die ARBEITSZEITMODELL-Ansicht, entfernst den Haken bei Arbeitszeitmodell vom übergeordneten Objekt erben und definierst in der Tabelle die Verfügbarkeit in den Vormittags- und Nachmittagsschichten so, dass die allgemeine Verfügbarkeit dem im ADMIN-Modul gesetzten Standard entspricht.

Abbilden des Organigramms

Nun kannst du in der ORGANIGRAMM-Ansicht neue Abteilungen anlegen, indem du entweder im Navigator oder direkt im Organigramm auf den Plus-Button klickst. Die neue Abteilung wird immer unter die Abteilung gehängt, in welcher du sie erstellst hast. In der Seitenlasche kannst du die neue Abteilung dann wie zuvor benennen. Möchtest du eine Abteilung verschieben, so kannst du diese mittels Drag & Drop an ihren neuen Ort im Organigramm ziehen. Möchtest du eine Abteilung löschen, so ziehst du diese mittels Drag & Drop auf den Mülleimer unten rechts. So kannst du deine gesamte Unternehmung als Baumstruktur abbilden.

Anlegen von Mitarbeitern

Genau gleich wie neue Abteilungen kannst du auch neue Mitarbeiter anlegen, umbenennen, verschieben und löschen.  Es können insgesamt so viele Ressourcen angelegt werden, wie im Abonnement hinterlegt sind. Solltest du mehr Ressourcen benötigen, kannst du das Abonnement jederzeit im Kundencenter erweitern.

Auf der ARBEITZEITMODELL-Ansicht des Mitarbeiters kannst du nun die Verfügbarkeit und somit das Pensum des Mitarbeiters festlegen.

Zuletzt kannst du auf der DETAILS-Ansicht des Mitarbeiters ein Login erstellen. Dazu musst du den entsprechenden Button anklicken und anschließend eine E-Mail-Adresse angeben, welche mit dem Mitarbeiter verknüpft wird. Wenn du anschließend auf Übernehmen klickst, wird das Konto aktiv und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit den Zugangsdaten zu PQFORCE.